7 recomendaciones para el uso eficiente del correo electrónico

7 recomendaciones para el uso eficiente del correo electrónico

El correo electrónico es una herramienta muy efectiva para comunicarnos e intercambiar información clave para el día a día laboral y personal, se ha convertido también en valiosa pieza del proceso de ventas, especialmente en las tareas de marketing directo.

Sin embargo es muy frecuente que desperdiciemos tiempo, esfuerzo y oportunidades cuando no hacemos un uso adecuado del correo electrónico. Aquí 7 recomendaciones que puedes tomar en cuenta:

  1. Antes de enviar un correo, identifica si puedes comunicar tu mensaje de manera personal o telefónica y sobre todo determina si el tiempo de respuesta será el que esperas, de seguro ahorrarás mucho si el motivo no amertira la formalidad escrita.
  2. Recuerda que el correo electrónico puede ser abierto por tu contacto en diferentes horas, por lo que un saludo o inicio que considere un “Buenas tardes”, “Buenos días” no será lo más acertado. Puedes reemplazarlo por un “Estimado Jorge:” o si es frecuente el intercambio de mensajes con tu contacto puedes obviar esta parte e iniciar directo con el tema de fondo.
  3. Coloca siempre un asunto preciso y concreto, enviar mensajes sin asunto es un horror que debemos evitar. El receptor podrá identificar la naturaleza de tu información y darle atención rápida de ser necesario, recuerda que no muchos usan la opción de prioridad.
  4. Si el contenido es amplio, distribuye el texto en párrafos concretos y espaciados para una fácil lectura, incluso considera saltos de línea si el destinatario es un usuario frecuente de dispositivos móviles.
  5. Contesta los mensajes en un tiempo adecuado, además considera un plazo de 24 horas como máximo para los mensajes que son de trabajo, sobre todo dentro de semana, además esto será una señal de cortesía y buenas prácticas en la comunicación.
  6. Si tienes un mensaje importante y este requiere de tiempo y un proceso de atención prolongado, es recomendable que respondas que lo recibiste y que posteriormente brindarás alcances sobre el desarrollo del mismo, esto dependerá de si es una solicitud de trabajo, un seguimiento de compra/venta, atención a reclamos, etc. Además darás una buena imagen a quien te escribe de que estás atendiendo su mensaje, esto incluso ayudará a que obtengas un mayor tiempo para completar la atención del mensaje correctamente. Ojo no olvides que luego deberás también informar el cierre o conclusión al que llegó dicho mensaje.
  7. Utiliza una firma simple y efectiva en tus correos, muchas veces solo indicar un saludo, nombre y datos de contacto suele ser suficiente, pero considera las políticas comunicaciones de tu empresa y si no las tienen, sería muy recomendable que sugieras iniciar con esta buena práctica.

Luego de aplicar estas recomendaciones mejorarás la efectividad en tus comunicaciones, recuerda también que aunque no es un método de comunicación en tiempo real, es el método formal que se utiliza en las comunicaciones laborales y que sirve de sustento para acciones de seguimiento, acuerdos importantes e inclusive para temas de mayor responsabilidad como asuntos comerciales privados e incluso de carácter legal, por lo que deberás ser responsable con su contenido.