Reuniones y conferencias virtuales: las ventajas para tu empresa

Reuniones y conferencias virtuales: las ventajas para tu empresa

El uso de la tecnología en el ámbito empresarial, con el objetivo de mejorar las comunicaciones y la productividad de las mismas, ha sido un elemento común en todo tipo de sectores profesionales. Una de las herramientas más utilizadas, todavía en crecimiento, han sido las soluciones tecnológicas, software y aplicaciones para realizar videoconferencias y reuniones virtuales. El principal uso se concentra en las reuniones empresa-cliente o las que realizan los propios socios de la compañía.

Además de este beneficio, encontramos otras grandes potencialidades de este tipo de tecnologías que es interesante analizar.

REDUCCIÓN DE COSTES
Una de las ventajas evidentes para utilizar las videoconferencias es la reducción de costes de desplazamientos y viajes. Sin duda, muchas reuniones pueden realizarse a distancia sin necesidad de utilizar tiempo ni dinero en desplazarse, algo que cualquier empresa valora positivamente y contribuye a los resultados y en la productividad.

MAYOR NÚMERO DE COMUNICACIONES
La comodidad que supone utilizar alguna de las herramientas de videoconferencias del mercado hace que, cualquier empresa, tenga la posibilidad de comunicarse con clientes, socios o proveedores de forma muy ágil, incrementando el número de comunicaciones, siempre que sean necesarias.

MEJOR SEGUIMIENTO DE PROYECTOS CON EL CLIENTE
Los clientes siempre valoran el seguimiento que hagamos de sus proyectos o relaciones profesionales que tengamos. Sin duda, en muchos casos puede convertirse en una gran herramienta para fidelizar y mejorar la satisfacción del cliente.

MEJOR SEGUIMIENTO DE PROYECTOS CON COLABORADORES/EMPLEADOS
Lo mismo ocurre con los proyectos que llevamos a cabo con profesionales de la empresa que están ubicados en sucursales. La posibilidad de poder reunirnos con ellos mediante soluciones de videoconferencias permiten una mejor relación con el profesional, un seguimiento más adecuado de proyecto y una sensación de mayor cercanía respecto al proyecto.

MAYOR TOMA DE DECISIONES
Habitualmente, la toma de decisiones en una compañía se produce en una reunión presencial, dado que deben intervenir varias personas, socios, etc. El uso de las videollamadas ha hecho que, también durante las mismas, se puedan tomar decisiones de empresa. La posibilidad de reunir en un mismo espacio a los ejecutivos o personas implicadas en la decisión es esencial para que se pueda llegar a acuerdos firmes de forma más ágil que si tenemos que dar con una reunión presencial de todos los miembros, con desplazamientos/viajes y más dificultades de agenda asociadas.

PRINCIPALES HERRAMIENTAS Y FUNCIONALIDADES
El mercado ofrece año a año mejores herramientas de videoconferencia y una mayor cantidad de funcionalidades para el uso profesional. El software más conocido es Skype, que desde 2003 ha vivido un crecimiento exponencial y tiene un uso masivo tanto a nivel particular como empresarial.

Sin embargo, existen otras soluciones interesantes que se han extendido para su uso profesional, con funcionalidades parecidas y particularidades propias. Son los casos de GotoMeeting (desde 2004), Webex (1995), Slack (2013) o Hangouts (2013).

En términos generales, las principales funcionalidades de este tipo de herramienta son:

  • Comunicación de video, voz y texto sin coste entre usuarios, habitualmente mediante infraestructuras de VoIP.
  • Videoconferencias desde PC y dispositivos móviles y desde los principales sistemas operativos.
  • Funcionalidad de videoconferencias grupales, con varios usuarios desde lugares geográficos diferentes.
  • Posibilidad de compartir la pantalla con el resto de miembros de la videoconferencia (documentos, presentaciones, etc.).
  • Funcionalidad de envío de documentos y archivos al resto de miembros de la videoconferencia.
  • Funcionalidad de chat en vivo con todos los miembros de la videoconferencia.
  • Sistemas de encriptación de mensajes y llamadas para garantizar la seguridad y privacidad de los participantes.
  • Apps para descargar en los dispositivos móviles en los principales App Store.
  • Funcionalidad de grabación de las videoconferencias.
  • Funcionalidad de definición HD de las videoconferencias.

Sea mediante herramientas sin coste o mediante herramientas o funcionalidades de pago, el mercado dispone de software muy atractivo y rentable para pymes y grandes empresas, pues los resultados en términos de productividad son muy evidentes.

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